4 sposoby na to, by menu telefonu było bardziej przyjazne

Jedną z najbardziej popularnych funkcjonalności Belfabriek IVR jest wirtualna recepcjonistka lub menu telefoniczne. Jako dzwoniący, wszyscy zetknęliśmy się z wirtualnymi recepcjonistami, ale co trzeba zrobić, aby stworzyć naprawdę przyjazne menu, które docenią dzwoniący? W tym artykule pokażemy Ci 4 sposoby na stworzenie przyjaznego dla klienta menu telefonicznego.

Niezależnie od tego, czy dzwonisz do serwisu rządowego, czy do własnego banku, nie można ignorować wirtualnych recepcjonistów, którzy pomagają Twojemu telefonowi dotrzeć do właściwego działu. Niektóre z tych menu telefonicznych mogą Ci się podobać bardziej niż inne. To, jak "głęboko" dzwoniący muszą zagłębić się w menu i jak szybko ich problem zostanie rozwiązany, przyczynia się do doświadczonej przyjazności wirtualnego recepcjonisty dla klienta, a pośrednio do ogólnego wrażenia, jakie klient będzie miał o Twojej organizacji.

W skrócie, przyjazne i wydajne menu telefoniczne ma ogromne znaczenie dla każdej firmy, która poważnie myśli o rozwoju.

Kiedy nadszedł czas, aby skonfigurować własną wirtualną recepcjonistkę, należy wziąć pod uwagę kilka rzeczy. Pomogliśmy tysiącom organizacji skonfigurować ich wirtualnych recepcjonistów i uważamy, że możesz skorzystać z następujących 4 wskazówek.

Utrzymuj menu telefonu tak "płaskie", jak to tylko możliwe, aby uniknąć utraty cierpliwości przez dzwoniących i porzucenia połączenia. Lepiej jest ustawić jeden poziom menu z 5 opcjami, niż dwa poziomy po 2 lub 3 opcje każdy.
Używaj krótkich komunikatów, które pomogą dzwoniącym połączyć się z właściwą osobą lub działem tak szybko, jak to możliwe. Lepiej jest powiedzieć "naciśnij 1, aby uzyskać sprzedaż" niż długie i kręte "naciśnij 1, aby porozmawiać z naszym działem sprzedaży". Osoba dzwoniąca doskonale zrozumie instrukcję i będzie wdzięczna, że cenisz (a nie marnujesz) jej czas.
Pomiń wiadomość powitalną. Czy pamiętasz czasy, kiedy strony główne serwisów internetowych wyglądały jak komunikaty powitalne? Podobnie jak w świecie online, usługi telefoniczne są już daleko za tym etapem. W rzeczywistości, jeśli ludzie mają do Ciebie zadzwonić kilka razy dziennie, długa wiadomość powitalna może stać się dość irytujące. Niech będzie krótka i na temat. Upewnij się również, że IVR przełączy dzwoniących zaraz po naciśnięciu klawisza, nawet jeśli jest to przed wszystkimi wyborami menu zostały odtworzone. Dzięki temu dzwoniący szybciej dotrą do pożądanego działu, jeśli znają drogę po menu telefonu.
Zatrudnij profesjonalnego lektora. Dla kanału komunikacyjnego, który jest tak ważny jak usługa telefoniczna, kluczowe jest powitanie i prowadzenie rozmówców w przyjemny i skuteczny sposób. Jak w przypadku wielu rzeczy w biznesie, zostaw to profesjonalistom. Artysta podkładu głosowego wie najlepiej, jak przełożyć pożądany ton głosu na nagranie z odpowiednią wysokością, szybkością i emfazą.

Dzięki Belfabriek IVR masz pełną kontrolę nad swoim numerem bezpłatnym lub Premium. Nie musisz jednak robić tego sam. Nasi specjaliści z przyjemnością pomogą Ci w skonfigurowaniu wirtualnej recepcjonistki. Zadzwoń lub wyślij do nas e-mail, aby uzyskać natychmiastową pomoc.