Jak dzwoniący czerpią korzyści z nagrywania rozmów

Istnieje wiele powodów, dla których organizacja chciałaby nagrywać wszystkie przychodzące rozmowy telefoniczne. Pracownicy lub agenci będą mogli odtworzyć rozmowę po jej zakończeniu, aby odzyskać szczegóły połączenia; nagrania stanowią dowód wszelkich umów zawartych podczas rozmowy; a nagrywanie rozmów jest często wykorzystywane do celów szkoleniowych.

Ale czy wiesz, że osoby dzwoniące również mogą skorzystać z nagrywania rozmów? Istnieją pewne irytujące problemy, które można rozwiązać dzięki nagrywaniu rozmów. W tym wpisie na blogu podkreślimy trzy z nich.
Trzy uciążliwości

Szeroko zakrojone badania przeprowadzone kilka lat temu przez firmę badawczą AchieveGlobal przyniosły wnioski i rady, które każdy dział telefoniczny w każdej organizacji powinien wziąć sobie do serca. Co ciekawe, w każdym z tych rozwiązań nagrywanie rozmów ma do odegrania kluczową rolę.

1. Nie słuchasz

Wielu rozmówców jest na tyle rozsądnych, że nie oczekują natychmiastowego rozwiązania. Ponieważ oni również wiedzą, że większość rozwiązań wymaga trochę czasu. Ale to, co chcą znaleźć, to ktoś, kto użyczy im współczującego ucha. Kogoś, kto wysłucha ich skarg i przynajmniej będzie udawał, że je rozumie.

Gdy pracownicy wiedzą, że rozmowy są nagrywane i że zawsze mogą odtworzyć nagranie, aby przypomnieć sobie ważne szczegóły, mogą skupić się na rozmowie, zamiast wszystko notować.

A kiedy są skoncentrowani na rozmowie, jej jakość wzrasta, a rozmówcy opuszczają rozmowę z poczuciem, że zostali wysłuchani.

2. Nie jesteś miły

Najbardziej nielubiane przez rozmówców postawy to bezceremonialność i obojętność.

Takie postawy wynikają z presji, pod jaką znajdują się działy telefoniczne. Radzenie sobie z problemami i skargami innych ludzi nie jest łatwe i trudno jest nie dać się ponieść własnemu nastrojowi.

Jednak świadomość, że rozmowy są nagrywane i - co ważniejsze - przeglądane, może być dla pracowników bodźcem, by nie dopuścić do takiej sytuacji i nie brzmieć tępo lub obojętnie.

3. Wciąż poddajesz ich

Trzecią najbardziej irytującą kwestią, którą zgłaszali dzwoniący, było czekanie na połączenie lub przekierowanie do innego pracownika i konieczność wielokrotnego wyjaśniania tej samej sprawy.

Jednym ze sposobów, w jaki nagrywanie rozmów może pomóc w rozwiązaniu tego problemu, jest: poprzez regularne przeglądanie nagranych rozmów można dowiedzieć się, kiedy i dlaczego rozmówcy są przenoszeni. Być może będziesz w stanie dowiedzieć się, dlaczego nie zostali od razu połączeni z właściwą osobą, co skłoni Cię do zmiany przepływu połączeń lub sposobu obsługi połączeń przez pracowników, aby uzyskać bardziej pozytywne wrażenia dzwoniącego.

Łatwo jest zacząć

Nagrywanie rozmów jest funkcją, którą zapewnia wiele systemów Interactive Voice Response (IVR). W rzeczywistości, jeśli jesteś klientem Belfabriek, jest ona dołączona do Twojego abonamentu i możesz zacząć za darmo.

Wszystko, co musisz zrobić, to zalogować się do pulpitu nawigacyjnego My Belfabriek, przejść do strony ustawień nagrywania rozmów i wybrać bezpłatny pakiet Starter. Jeśli chcesz, aby Twoje rozmowy były przechowywane przez dłuższy czas, wybierz pakiet Business lub Enterprise.

Nie jesteś jeszcze klientem Belfabriek? Odwiedź naszą stronę z bezpłatnymi numerami telefonów lub krajowymi numerami telefonów, aby zarejestrować numer w swoim kraju. Niezależnie od tego, jaki typ numeru telefonu wybierzesz, zawsze otrzymasz dostęp do wielu funkcji, wśród których jest nagrywanie rozmów.